Schlagwort-Archive: Finanzbuchhaltung

Geschäftsprozesse der Konrad Autoteile GmbH nehmen Fahrt auf mit den Lösungen der prisma informatik

Konrad Autoteile GmbHDie Konrad Autoteile GmbH setzt bei der Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse nun auf die Unterstützung der prisma informatik.

Der ständig voranschreitende Strukturwandel und Trends wie Mobilität und Digitalisierung ziehen in der Automotive-Branche in den vergangenen Jahren immer weitere Kreise. Um den steigenden Anforderungen gewachsen zu bleiben und die Chancen, die die Veränderungen mit sich bringen, effizient zu nutzen, waren professionelle digitale Strukturen und komplett automatisierte Geschäftsprozesse also nie wichtiger als in der heutigen Zeit. Auch die Konrad Autoteile GmbH sieht sich mit den Herausforderungen und Möglichkeiten des strukturellen Umbruchs konfrontiert.

Mit Hauptsitz in Geretsried betreibt die Konrad Autoteile GmbH acht Kfz-Fachmärkte rund um den Großraum München. Das Angebot umfasst sowohl den Handel mit Ersatzteilen, Equipment und die Vermietung von Fahrzeugausstattung, als auch EDV-Lösungen und Ausrüstung für Fachwerkstätten. Das Unternehmen beschäftigt etwa 160 Mitarbeiter und ist seit 2001 Gesellschafter und Aktionär der Select AG.

Weil das bei der Konrad Autoteile GmbH früher eingesetzte CARLADATA Warenwirtschaftssystem die veränderten Anforderungen des Unternehmens nicht mehr ausreichend abdecken konnte, entschied sich das Unternehmen dafür, sich zur Abwicklung seiner Geschäftsprozesse eine neue Lösung sowie einen neuen Partner zu suchen – und stieß dabei auf prisma informatik. Gemeinsam wurde ein Konzept für ein neues integriertes System mit moderner Oberfläche entwickelt, welches die Bereiche Verkauf, Einkauf und Lager abbildet und gleichzeitig die bisher genutzte DATEV-Lösung im Bereich der Finanzbuchhaltung ablöst.

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Buchempfehlung: Microsoft Dynamics NAV 2018 – Grundlagen

Fachbuch - Dynamics NAV 2018 - GrundlagenIn ihrem Anwenderbuch geben die Autoren Michaela Gayer, Christian Hauptmann und Jürgen Ebert hilfreiche Ratschläge zur Abwicklung von Geschäftsprozessen mit dem ERP-System Dynamics NAV 2018.

Das Fachbuch konzentriert sich auf verschiedene Unternehmensbereichen wie Beschaffung, Vertrieb, Lager, Produktion und Finanzbuchhaltung. Am Beispiel der unterschiedlichen Bereiche wird erklärt, wie zentrale Geschäftsabläufe (vom Einkauf über die Produktion bis hin zum Vertrieb) mit Dynamics NAV 2018 abgewickelt werden können. Dabei wird sowohl auf den Umgang mit der Software, als auch auf die Systemeinrichtung und grundlegende Strukturen der Lösung eingegangen.

Neben der Systembedienung lernt der Anwender im Ratgeber auch, wie Geschäftsprozesse generell in Dynamics NAV abgebildet werden. Praxisbeispiele helfen schließlich dabei, zentrale Aufgaben im jeweiligen Fachbereich Schritt für Schritt zu lösen und die neu erworbenen Kenntnisse zu verinnerlichen.

Das Buch ist für alle Anwender von Dynamics NAV 2018 geeignet und kann hier erworben werden: Microsoft Dynamics NAV 2018 – Grundlagen: Das Anwenderbuch zur Abwicklung von Geschäftsprozessen

Dynamics NAV 2018 – Neuerungen in der Finanzbuchhaltung

Microsoft Dynamics NAV 2018Mit Microsoft Dynamics NAV lassen sich alle wichtige Funktionen eines Unter­nehmens miteinander verbinden und sich somit geschäftliche Produk­tivität sowie Geschäfts­prozesse deutlich verbessern. Regelmäßig erscheinende neue Releases optimieren die Funktionalitäten des ERP-Systems dabei immer weiter. Die Ende vergangenen Jahres veröffentlichte neue Version Dynamics NAV 2018 hat dabei insbesondere im Bereich der Finanzbuchhaltung einige Verbesserungen erfahren.

So können beispielsweise seit dem neuen Release Dimensionsfilter auf alle Dimensionen angewendet werden. Diese sind in Konten­plan, Sach­posten, Bankposten, Debitoren- und Kreditorenposten, Finanzbudgetposten und Artikelposten verfügbar.

Dimensionsfilter in Dynamics NAV 2018
Festlegung von Dimensionsfiltern in Dynamics NAV 2018

Eine Neuerung gibt es auch bei der Bearbeitung von Excel-Berichten. Mit Dynamics NAV 2018 können bestimmte Berichte, wie zum Beispiel Bilanz, GuV, Cashflow-Auszug, Kreditor- bzw. Debitor-Saldenrückblick oder Rohbilanz, über Excel immer wieder aktualisiert werden. Die Aktualisierung erfolgt dabei über ein entsprechendes Add-In direkt aus Dynamics NAV heraus.

Excelberichte in Dynamics NAV 2018
Bearbeitung von Excel-Berichten in Dynamics NAV 2018

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Kostenrechnung mit Microsoft Dynamics NAV

Kostenrechnung mit Dynamics NAVEine konsistente Kostenrechnung ist für Unternehmen eine wichtige Grundlage für die optimale Kalkulation von Produkten und Leistungen und somit die Steigerung der Wirtschaftlichkeit. Mit dem integrierten Kostenrechnungs-Modul von Microsoft Dynamics NAV wird die Kostenanalyse optimal unterstützt.

Am Beginn jeder betrieblichen Kostenrechnung steht die Kostenartenrechnung, mithilfe derer die Frage geklärt werden soll, welche Kosten in welcher Höhe im Unternehmen überhaupt entstanden sind. Hierzu werden die angefallenen Kosten von den Leistungen getrennt und entsprechend ihres Ursprungs eingeordnet, beispielsweise nach der Art der Produktionsfaktoren (z.B. Material- oder Personalkosten), nach betrieblichen Funktionen (z.B. Verwaltung oder Fertigung) oder nach ihrer Zurechenbarkeit (Einzel- oder Gemeinkosten). Teil der Kostenrechnung ist zudem die Kostenträgerrechnung, welche zur Herkunftsklärung der einzelnen Kostenpositionen dient. Verbunden werden Kostenarten- und Kostenträgerrechnung schließlich durch die Kostenstellenrechnung, die über die Darstellung von Prozessen und Leistungsbeziehungen und schließlich die Aufschlüsselung und Zuordnung der Gemeinkosten zu einzelnen Bereichen einen Gesamtüberblick über alle Kosten und ihre Ursprünge gibt.

Das voll in Dynamics NAV integrierte Modul Kostenrechnung deckt hierfür wichtige Funktionsbereiche wie Kostenstellenrechnung, Kostenträger- und Leistungsverrechnung, Deckungsbeitragsrechnung, Budgetierung und Plankostenverrechnung sowie Kalkulationsschemata vollumfänglich ab. Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger können dabei frei definiert und zueinander in Verbindung gesetzt werden. Durch verschiedene vordefinierte Parameter und Methoden zur Kostenallokation sowie die Option Vollkosten- und Teilkostenansätze zu verwenden, bieten sich schließlich zahlreiche Möglichkeiten für eine umfassende Kostenrechnung. Die dazu notwendigen Daten und Informationen können dabei direkt aus der NAV-Sachbuchhaltung gezogen, Budgets problemlos von und zu Excel ex- und importiert werden.

Für weitere Informationen rund um das Thema Kostenrechnung mit Dynamics NAV kontaktieren Sie uns! Unsere Consultants beraten Sie gerne.

OPplus – What’s New?

In der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens fließen tagtäglich zahlreiche Datenströme und Prozesse zusammen, die über ein geeignetes System – zum Beispiel Microsoft Dynamics NAV – verarbeitet und abgebildet werden müssen. Die OPplus-Lösungen der Firma gbedv können dabei die Abwicklung der Finanzgeschäfte optimal unterstützen.

Zusätzlich zur Basis-Version von OPplus können nun die neuen Module „Mehrstufiges Skonto“, „Ratenzahlung“ und „Anlagenbuchhaltung“ erworben werden. Diese erleichtern die Arbeit in der Finanzbuchhaltung und bieten unter anderem die folgenden Funktionen:

Mehrstufiges Skonto
Mit dem Modul „Mehrstufiges Skonto“ lassen sich bis zu vier zusätzliche Skontoformeln und Skontoprozente hinterlegen und verwenden. Beim Debitor oder Kreditor kann des Weiteren eine zusätzliche Valutaformel verwendet werden. Die Anwendung der zusätzlichen Skontodaten und deren Auswirkungen werden entsprechend automatisch im Basis- und Zahlungsverkehr-Modul berücksichtigt.

OPplus Mehrstufiges Skonto
Einrichtung des Zahlungsbedingungscodes in Dynamics NAV

Ratenzahlung
Wurde mit einem Kreditor oder Debitor eine Ratenzahlung vereinbart, können mit dem Modul „Ratenzahlung“ verschiedene Ratenzahlungsbelege erzeugt werden. Der Ursprungsbeleg kann somit auf mehrere Raten mit unterschiedlichen Fälligkeiten aufgeteilt werden. Die Aufspaltung kann wahlweise über frei definierte Vorlagen oder manuell, bei Buchen des Originalbelegs und aus dem gebuchten Posten heraus erfolgen. In der Einrichtung kann schließlich entschieden werden, ob die Ratenzahlungsbelege mit der Belegart des Ursprungsbeleges gebucht werden sollen oder nicht. Darüber hinaus besteht in der Postenansicht die Möglichkeit, zu einem Debitor nur die Ratenzahlungsbelege anzuzeigen.

OPplus Ratenzahlung
Einrichtung der Ratenzahlung in Dynamics NAV

Erweiterte Anlagenbuchhaltung
Das Modul „Erweiterte Anlagenbuchhaltung“ setzt auf die Standard-Anlagenbuchhaltung auf und erweitert diese um verschiedene Funktionen und Anwendungen. So gestaltet sich das Anlegen neuer Anlagen bei Anlagenzugängen beispielsweise durch frei definierbare Vorlagen deutlich einfacher. Unterstützt werden mit dem erweiterten Anlagenbuchhaltungsmodul außerdem auch Anlagen mit Mengen. Darüber hinaus werden bei der Zahlung einer Einkaufrechnung für Anlagegüter mit Skonto die Anschaffungskosten auch in der Anlagenbuchhaltung automatisch reduziert. Verkäufe und Verschrottungen können zudem getrennt dargestellt und in der Finanzbuchhaltung auf gesonderte Sachkonten gebucht werden. Die neue OPplus-Version bietet außerdem unter anderem die Möglichkeit, Buchwerte zu runden und Transaktionsstorno sowie Anlagenstorno anzugleichen.

Neben diesen und weiteren Neuerungen stehen nun zudem aussagekräftige Berichte, wie Anlagenab- und -zugänge sowie ein Inventarverzeichnis als Alternative zu den Standardberichten zur Verfügung.

Microsoft Dynamics NAV 2017 – Liquiditätsplanung

Nur ein Unternehmen, das seine finanziellen Mittel stets im Auge behält, kann vorausschauend planen und seine Zahlungsfähigkeit sichern. Wichtig ist dabei vor allem eine durchgängige Überwachung der Liquiditätsentwicklung. Microsoft Dynamics NAV bietet hierfür die nötigen Werkzeuge.

Um Zahlungsströme im Unternehmen richtig zu kontrollieren und auszuwerten, sollte eine sorgfältige Cashflow-Planung erfolgen, welche auch in Microsoft Dynamics NAV integriert ist. Diese greift auf alle relevanten Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen (z.B. Einkauf und Verkauf) zu und ermöglicht auf deren Grundlage Voraussagen über alle Einnahmen und Ausgaben einer definierten Periode. Ein großer Vorteil bei der Cashflow-Planung ist die Einbeziehung von Planzahlen wie zum Beispiel erfasste Aufträge und Bestellungen. Nachdem die verwendeten Informationen Echtzeitdaten sind, kann bei Bedarf schnell gehandelt werden. Dies funktioniert in einer isolierten Finanzbuchhaltung nicht, da lediglich gebuchte Werte vorhanden sind.

Cashflowplanung in Microsoft Dynamics NAV 2017
Cashflow-Planung in Microsoft Dynamics NAV 2017

Mit Veröffentlichung der Microsoft Dynamics NAV Version 2017 wurden die Cashflow-Funktionen um zwei Bereiche erweitert, die ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Planung spielen:

  • Die Projekte bzw. die Projekterlöse
  • Die MwSt.-Abrechnung, im Detail die Ermittlung der Umsatzsteuerzahllast

Ebenfalls nun möglich ist die manuelle Eingabe von neutralen Einnahmen und Ausgaben. So können auch Beträge außerhalb von Dynamics NAV mitberücksichtigt werden.

Cashflowplanung in Microsoft Dynamics NAV 2017
Einzubeziehende Datenbereiche in der Cashflow-Planung

Bei der erstmaligen Verwendung des Cashflow-Tools wird der Benutzer ab Version 2017 zudem durch einen Einrichtungsassistenten unterstützt. Der Anwender wird so durch die notwendigen Parameter geleitet und kann diese selbstständig definieren.

Buchempfehlung: Microsoft Dynamics NAV 2016 – Financial Management

Microsoft Dynamics NAV 2016 - Financial ManagementErfahren Sie im Handbuch „Microsoft Dynamics NAV 2016 – Financial Management“ alles Wissenswerte zur erfolgreichen Abwicklung Ihrer täglichen Finanzgeschäfte mit Dynamics NAV.

Der praktische Ratgeber bietet Erklärungen zu allen wichtigen Neuerungen im Financial-Bereich, die in Microsoft Dynamics NAV in den vergangenen Releases (insbesondere in Version 2016) eingeführt wurden. Darüber hinaus wird im Detail erläutert, wie die jeweiligen Erweiterungen und neuen Funktionalitäten am effizientesten zur Erleichterung alltäglicher Geschäftsabläufe im Finanzmanagement eingesetzt werden können.

Die besprochenen Themengebiete umfassen unter anderem wichtige Prozesse in Einkauf und Verkauf, Zahlungsabwicklungen, Bankkonten- und Cashflow-Management, die Bewertung von Lagerbeständen, das Senden und Empfangen elektronischer Dokumente sowie diverse Business Intelligence Funktionen.

Der Guide richtet sich vor allem an Anwender aus der Finanzbuchhaltung und kann ab sofort in englischer Sprache hier bestellt werden: Microsoft Dynamics NAV 2016 – Financial Management

Bundeskabinett beschließt neues E-Rechnungs-Gesetz

Bundeskabinett beschließt neues E-Rechnungs-GesetzDas Bundeskabinett hat im Zuge der Digitalisierung ein neues Gesetz verabschiedet, das in Zukunft die elektronische Rechnungsstellung von Unternehmen an Behörden erlauben wird.

Private Unternehmen können demnach ab 27. November 2018 ihre Rechnungen an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung in elektronischer Form stellen und dadurch Portokosten und Arbeitsaufwand für das Ausdrucken, Kuvertieren und Frankieren von Papierrechnungen erheblich reduzieren. Darüber hinaus soll das neue Gesetz, das Teil der E-Government-Strategie ist, zur Ressourcenschonung beitragen und eine schnellere Abwicklung der Bezahlung durch durchgängige und konsistente Geschäftsabläufe gewährleisten.

Ab 27.11.2018 tritt das neue Gesetz für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Für alle übrigen Behörden wird die Neuregelung ein Jahr später, am 21.11.2019, eingeführt. Zudem verpflichtet sich die Bundesverwaltung selbst, Rechnungen für elektronische Bestellungen (beispielsweise im Webshop einer Bundesbehörde) künftig ebenfalls in elektronischer Form an Bürger und Unternehmen zu versenden.

Änderungen im SEPA Zahlungsverkehr ab November 2016

Änderungn im SEPA ZahlungsverkehrZum 20. November 2016 wird Version 3.0 des SEPA Zahlungsverkehrs gültig. Gleichzeitig werden einige Aktualisierungen eingeführt. Insbesondere das Lastschriftverfahren erhält gravierende Änderungen, welche auch ein Update der eingesetzten Finanzmanagement-Systeme erforderlich machen.

Folgende Neuerungen wird SEPA 3.0 unter anderem umfassen:

  • Der Frequenztyp „FRST“ wird in der neuen Version von der Pflicht zur Option. Bei Initiierung eines ersten Lastschrifteinzugs können Zahlungsempfänger nun direkt den Sequenztyp „RCUR“ (wiederkehrend) verwenden, ohne vorher vom Typen „FRST“ Gebrauch machen zu müssen. Es wird somit keine Unterscheidung mehr zwischen Erst- und Folgelastschrift geben.
  • Darüber hinaus wird die Mandatsart „COR1“ für Lastschriftmandate entfallen. Die entsprechenden Mandate werden künftig alle als „CORE“ geführt – „CORE“ übernimmt die Funktionalität von „COR1“.
  • Die bisherige Vorlauffrist von 2 bzw. 5 Tagen wird auf einen Tag im gesamten SEPA-Raum verkürzt.
  • Zudem wird eine Aktualisierung der Schema-Dokumente stattfinden (z.B. pain.008.001.02 für Lastschriften).

Diese und alle weiteren Änderungen treten zum 20. November 2016 mit Erscheinen des SEPA Updates in Kraft. Für welchen Zeitraum Banken weiterhin auch älter Formate akzeptieren, liegt im Ermessen der einzelnen Institute. Finanzmanagement-Lösungen wie OPplus, die die Abwicklung des SEPA-Zahlungsverkehrs steuern, müssen daher möglichst zeitnah durch entsprechende Hotfixes an die Aktualisierungen angepasst werden. Diese werden rechtzeitig von den jeweiligen Anbietern zur Verfügung gestellt.

Änderungen in der Abwicklung der Zusammenfassenden Meldung mittels ELMA5

Zum 01. August diesen Jahres hat das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die Verschlüsselung bei der Abgabe der Zusammenfassenden Meldung via ELMA5 von SHA256 auf SHA512 geändert.

Das neue Ver­schlüssel­uDatenverschlüsselung_pixabayngsverfahren ist ab dem 01. August 2016 anzuwenden.
Auf Nachfrage bei Microsoft wurde uns hier folgende Information des BZSt zur Verfügung gestellt:
„Die Zusammenfassende Meldung ist von der Umstellung ebenfalls betroffen. Wenn die erstellten egp-Dateien aber über das BZSt-Online-Portal hochgeladen werden, werden die dazugehörigen Signaturdateien automatisch durch das Portal erstellt. Von Ihrer Seite sind in diesem Fall keine Änderungen erforderlich.“ (Quelle BZSt)

Das bedeutet, dass die Dateien aus dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV nach wie vor ohne Änderung erstellt werden können. Die Verschlüsselung der in Dynamics NAV erstellten Dateien geschieht durch das Portal. Eine gesonderte Umstellung in Microsoft Dynamics NAV ist hier nicht notwendig.