DocuWare und Qlik – eine starke Kombination
Datenanalyse und Business Intelligence mit einem DMS-System
Neben einer nahtlosen Integration von DocuWare und Dynamics 365 Business Central, bieten wir auch Integrationslösungen im Bereich Datenanalyse und Business Intelligence mit DocuWare.
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) DocuWare ist im Geschäftsalltag vielseitig einsetzbar. so auch in Kombination mit einer Analysesoftware wie Qlik Sense. Eine Kombination der beiden Systeme kann dabei wertvolle Unterstützung in unterschiedlichen Anwendungsbereichen geben.
Hier haben wir hilfreiche Integrationslösungen entwickelt, die in unterschiedlichen Geschäftsabläufen unterstützen.
Eine Kombination von DocuWare mit der Microsoft Analysesoftware Power BI ist natürlich auch möglich.
Anwendungsgebiete von DocuWare in Kombination mit einer Analysesoftware wie Qlik Sense
Datenqualität - Indextabellen sind Gold
Die Indexierungsdaten archivierter Dokumente sind echtes Gold wert für eine zielführende Recherche, denn die Qualität von DocuWare-Listen ist nur dann zuverlässig, wenn auch die Indextabellen richtig und vollständig gefüllt sind. Und auch die Intelligenz Ihrer DocuWare Workflows liegt in der Qualität der Indexdaten als deren Trigger.
Mit einem Analysesystem wie Qlik Sense können die hohen Datenqualitätsansprüche der Indextabellen zu jedem Zeitpunkt optimal überwacht werden.
Durch Qlik Sense erkennen und beheben Sie ganz einfach:
- Eingabefehler von Freitextfeldern (z.B. die Groß- und Kleinschreibung oder flüchtige Rechtschreibfehler von wiederkehrenden Begriffen)
- Nicht vollständig gefüllte Indexfelder
- Prozess- oder Systemschwächen beim automatischen Füllen von Indexdaten
Schnittstellenüberwachung
Mit einer Schnittstellenüberwachung erkennen Sie sofort Datenabweichungen, da es beim Datenaustausch mit Drittanwendungen durchaus zu Abweichungen zwischen dem Dokumentenmanagementsystem und den angebundenen Business Applikationen kommt. Mit der Unterstützung von einer Analysesoftware wie Qlik Sense lassen sich die entsprechenden Schnittstellen jedoch problemlos überwachen.
So können durch den Einsatz der Analysesoftware Qlik Sense:
- Abweichungen bzw. Differenzen, welche beispielsweise auf Fehler in den Schnittstellen oder nachträglich veränderte Daten in einem der Systeme zurückzuführen sind, schnell erkannt werden
- Fehlende Dokumente (z.B. nicht abgelegte Ausgangsrechnungen vom ERP-System), Vertragsdokumente und gebuchte Eingangsrechnungen ohne Verweis auf das Dokument in DocuWare abgeglichen und erkannt werden.
Systemübergreifende Recherche
Mit Hilfe der Analysesoftware Qlik Sense können Recherchen nicht nur archivübergreifend, sondern über das DocuWare-System hinaus stattfinden. Damit gestalten Sie den Einsatz des DMS-Systems noch effizienter.
So können bei der Dokumentensuche beispielsweise die Daten aus DocuWare mit Daten aus Dynamics 365 Business Central kombiniert werden. Die Recherche ist dabei nicht auf die Indextabellen des DocuWare Archives begrenzt, sondern ermöglicht die systemübergreifende Suche nach Belegen über inhaltstechnisch verknüpfte Informationen aus dem ERP-System oder anderen Business Applikationen (wie CRM, PIM, LVS, Webshop etc.).
Effiziente Prozessanalyse
Die Prozessanalyse mittels Analysesoftware kann bei wichtigen strategischen und organisatorischen Entscheidungen im Unternehmen unterstützen. Durch den kombinierten Einsatz von Qlik Sense und DocuWare lassen sich anhand klassischer Kennzahlen und Diagramme unterschiedliche Prozesse schnell und einfach analysieren. Hier können z.B. Aufwandsvolumen oder Schnittstellen-Traffic gezielt überwacht werden:
Wie viele Dokumente kommen pro Tag über eine definierte Schnittstelle? Wie viele Dokumente werden täglich, monatlich oder jährlich in das DMS übertragen? Wie hoch ist der dadurch durchschnittlich gestiegene Datenspeicher? Welche Dokumentenart verbraucht wieviel Speicherkapazität?
Durch die Analyse dieser oder weiterer Fragestellungen können auf unkomplizierte Weise relevante Unternehmensabläufe und -strukturen (z.B. die Arbeitslast pro Mitarbeiter bzw. Abteilung oder die Anzahl an Eingangsrechnungen pro Jahr, Quartal oder Monat) überprüft werden.