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Dynamics 365 Business Central: Hilfreiche Features für mehr Produktivität

Seit einigen Wochen ist das neue Release von Microsofts ERP-Software Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV) nun sowohl in der Cloud-, als auch in der On-Premise-Version auf dem Markt. Mit neuen Features und Verbesserungen möchte die Lösung, wie auch bereits in früheren Versionen, insbesondere die Produktivität und das Nutzererlebnis optimieren.

Viele der eingeführten Neuerungen zielen daher auch diesmal wieder darauf ab, das Arbeiten mit der Software angenehmer, einfacher und zeitsparender zu machen. Insbesondere die erneuerte, moderne Web Client Umgebung sowie diverse Produktivitätsfunktionen tragen wesentlich dazu bei.

Verbesserte Suche, Filterung und Navigation von Listendaten

Für besonders effizientes und produktives Arbeiten ist es wichtig, benötigte Daten im System schnell zu finden. Hierzu bietet Business Central beispielsweise eine verbesserte Suche. Das Feld „Suche“ ersetzt dabei das bisherige Feld „Suche nach Seite oder Bericht“ und ermöglicht es, neben Objekten wie Seiten und Berichten zum Beispiel auch Aktionen und Produktdokumentationen zu suchen. Für bessere Ergebnisse sorgt zudem eine überarbeitete Suchlogik.

Suchfunktion in Dynamics 365 Business Central
Neues Suchfeld in Dynamics 365 Business Central

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Dynamics 365 Business Central: Neuer Name – neue Lizenzierung

Seit wenigen Wochen sind die aktuellen Herbst-Releases einiger Microsoft Business Lösungen auf dem Markt. Die ERP-Software Dynamics NAV hat dabei neben neuen Features und Verbesserungen auch offiziell den Namen Dynamics 365 Business Central erhalten. Mit dem neuen Titel gibt es für das Produkt auch ein neues Lizenzierungsmodell.

Unverändert bleibt dabei die Wahlmöglichkeit, ob die Software via Kauflizenz im Rahmen der Perpetual Licencing Option erworben oder über das Subscriptional Licencing lediglich gemietet wird. Erstere Möglichkeit sieht den Kauf der Lösung für eine unbefristete und uneingeschränkte Nutzung vor und erfordert jährlich 16% Maintenance-Gebühren. Das Subscriptional Licencing ist dagegen ein Abonnement, bei dem die Software über den Zeitraum einer bestimmten Subscription-Dauer genutzt werden kann. Das Subscription Licencing Modell ist somit deutlich flexibler und bietet sich insbesondere für die Nutzung der Lösung in der Cloud als Software-as-a-Service (SaaS) an. Die Abrechnung erfolgt pro Nutzer pro Monat.

Dynamics 365 Business Central Lizenzierung
Quelle: Microsoft

Das Lizenzmodell hat im Zuge der Business Central Einführung jedoch einige Änderungen erfahren. So kommt ab sofort statt des bisherigen Concurrent User Models das Named User Modell zum Einsatz, welches bereits bei fast allen anderen Microsoft Produkten verwendet wird. Beim Concurrent User Modell war der Zugriff bisher lediglich auf die Anzahl der Anwender begrenzt, die sich gleichzeitig im System anmelden können. Beim Named User Modell können hingegen nur die lizenzierten Anwender berechtigt werden – egal ob diese gleichzeitig oder zu unterschiedlichen Zeitpunkten im System arbeiten. Jeder Anwender, der das System nutzen möchte, benötigt demnach eine eigene Lizenz. Für Dynamics NAV Bestandskunden mit einem aktiven Enhancement Plan bis einschließlich Version 2018 sind Lizenzerweiterungen allerdings weiterhin möglich. Die bisherigen Concurrent User können in diesem Fall somit auch in Zukunft erworben werden.

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prisma Business Day 2018: Neues Konzept ein voller Erfolg

prisma Business Day 2018
Quelle: prisma informatik

Am 25. Oktober lud die prisma informatik wieder zu ihrem alljährlichen Business Day – dieses Jahr mit neuer Location, neuem Konzept und einem zusätzlichen Meet & Great-Event am Vorabend. Die neue, moderne Aufmachung der Veranstaltung sowie die thematische Vielfalt, die unsere Experten und Gast-Speaker boten, waren bei den Besuchern ein voller Erfolg.

Unser jährlicher Business Day fand in diesem Jahr nicht wie gewohnt in den Räumen der prisma informatik statt, sondern im Sportpark Ronhof – der Heimat der SpVgg Greuther Fürth. Entsprechend sportlich gestaltete sich auch das Programm neben den interessanten Vorträgen und den Ständen in der neuen Info-Zone. Passend zur Stadion-Kulisse konnten unsere Gäste nämlich ihre Schussstärke und Treffsicherheit mit dem Fußball messen und sich in einer Führung das Stadion zeigen lassen.

Doch vor allem auch die angebotene Themenvielfalt an den verschiedenen Info-Ständen konnte die Besucher begeistern. Hier wurde sich angeregt über ausgewählte Themen, wie z.B. Dynamics 365, Qlik, Modern Workplace sowie zu Branchenausprägungen wie der Automotive-IT unterhalten, informiert und neue Kontakte geknüpft. Fleißig genetworkt wurde auch in den Pausen bei verschiedenen Snacks, Kaffee und Kuchen.

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Microsoft veröffentlicht Oktober-Release: Dynamics NAV wird zu Dynamics 365 Business Central

Microsoft hat die Oktober-Releases für einige seiner Business Applications ausgerollt. Die neue Version der ERP-Software Dynamics NAV erhält damit nicht nur neue Features und Verbesserungen, sondern auch einen neuen Namen: Dynamics 365 Business Central (On-Premises).

Schon seit Längerem war bekannt, dass nach der zuletzt veröffentlichten Version Dynamics NAV 2018 kein neues Release mehr unter dem bekannten Namen erscheinen wird. Stattdessen wird die Produktlinie mit dem Titel Dynamics 365 Business Central weitergeführt. Kunden, die aktuell eine lokale Dynamics NAV Lösung im Einsatz haben, können diese jedoch auch in Zukunft weiterhin ungehindert nutzen. Alle Folgeversionen der Produktreihe werden künftig aber unter dem neuen Produktnamen veröffentlicht.

Dynamics 365 Business Central Roadmap
Dynamics 365 Business Central Roadmap (Quelle: Twitter/atotovic)

Neukunden können Dynamics NAV 2018 nur noch bis 31. Dezember 2018 kaufen, anschließend kann nur noch Business Central (On-Premises) erworben werden. Bestandskunden mit Dynamics NAV 2009 oder älteren Versionen können zudem ab dem 01. Januar 2019 kein Upgrade auf NAV 2018 mehr durchführen, sondern nur noch auf Business Central (On-Premises).

Dynamics NAV Kunden mit einem aktiven Dynamics Enhancement Plan können, wie eingangs bereits erwähnt, ihre aktuelle Installation weiterverwenden oder aber auf Dynamics 365 Business Central (On-Premises) upgraden. Hierbei werden die vorhandenen Dynamics NAV Lizenzen und Funktionen entsprechend auf Business Central (On-Premises) übertragen. Ein Downgrade auf Dynamics NAV 2018 oder frühere Versionen ist anschließend nicht mehr möglich.

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Neues Konzept, neue Location: prisma lädt zum Business Day 2018

prisma Business Day 2018Die prisma informatik lädt auch 2018 wieder zu ihrem alljährlichen Business Day ein – dieses Jahr mit neuem Veranstaltungsort und Konzept.

Im Sportpark Ronhof in Fürth dreht sich demnach am 25. Oktober alles um das Motto „Smarte Prozesse – wertvolle Daten – moderne Infrastruktur“. Unser neues Konzept umfasst neben Keynotes über die Entwicklungen rund um Microsoft, prisma & Co. dieses Jahr ein offenes Informations- und Kommunikationsforum, in dem sich Besucher zu unterschiedlichen Themen an zahlreichen Infoständen informieren, vertiefende Gespräche führen und Kontakte knüpfen können.

Themen werden dabei unter anderem Modern Workplace (Office 365, Infrastruktur usw.), Qlik (Datenvisualisierungen & Reports, D365discovery usw.), Microsoft Dynamics (NAV Development, NAV Finance & Controlling, Dokumentenmanagement usw.) und bestimmte Branchenausprägungen sein. Unser Partner DocuWare wird ebenfalls mit von der Partie sein, genauso wie die Redner Eduard Dell und Guus Krabbenborg.

Eduard Dell unterstützt als Regional Lead der QBS DACH-Organisation Partner wie die prisma im Aufbau und in der Weiterentwicklung ihres Geschäftes mit Microsoft – insbesondere im Bereich „Microsoft Business Anwendungen“. Auf unserem Business Day wird er unter anderem die Roadmaps der Dynamics Produktlinien beleuchten.

Guus Krabbenborg ist als besonders inspirierender Speaker, Trainer, Berater und Blogger in der Microsoft Welt bekannt. In seinen kreativen und anregenden Ausführungen spricht Guus wie kein zweiter über Veränderungen und Möglichkeiten in einer sich zunehmend digitalisierenden Welt.

Auch bei unserem am Vorabend (24. Oktober) stattfindenden „Meet & Greet“ wird Guus Sie bereits mit einem spannenden Impulsvortrag inhaltlich auf den kommenden Tag einstimmen. Unsere Experten stehen an diesem Abend ebenfalls für erste Gespräche zur Verfügung.

Informationen zum Business Day 2018 erhalten Sie auch in unserer Pressemitteilung. Zur direkten Anmeldung gelangen Sie hier.

Microsoft Dynamics 365 Business Central – Erste Details für das Oktober Release bekannt

Im Oktober rollt Microsoft neue Releases für seine Business Applications aus. Auch Dynamics 365 Business Central wird dann mit einigen Verbesserungen und Neuerungen ausgestattet. Einen Überblick über die wichtigsten neuen Features bieten die kürzlich von Microsoft veröffentlichten Release Notes. Diese bestätigen auch wiederum, dass es sich bei der On-Premise-Version von Business Central um den Nachfolger von Microsoft Dynamics NAV handeln wird.

Mit dem kommenden Oktober-Release wird die Verfügbarkeit von Dynamics 365 Business Central erweitert. So kann die Lösung ab diesem Zeitpunkt sowohl in der Cloud, als auch On-Premise und als Hybrid-Modell betrieben werden. Kunden, die aktuell bereits eine lokale Dynamics NAV Lösung im Einsatz haben, können diese weiterhin nutzen. Folgeversionen der Dynamics NAV Produktreihe wird es unter dem gewohnten Namen jedoch nicht mehr geben. Stattdessen wird die Lösung im Rahmen der neuen Releases zu „Business Central On-Premise“.

Optimierte Produktivität und User Experience

Die neue Version von Business Central wird in Sachen Produktivität und Benutzerfreundlichkeit einige Neuerungen im Web Client mit sich bringen. So machen neben einem neuen modernen Look unter anderem eine verbesserte Tastaturnavigation und hilfreiche Tastenkombinationen das Arbeiten mit dem Programm erheblich schneller und bequemer. Erweiterte Suchfunktionen für Seiten und Berichte sowie neue Filtermöglichkeiten für Listen sorgen ebenfalls für mehr Anwenderfreundlichkeit – unabhängig davon, ob über Web Client oder Universal App Client (Smartphone, Tablet oder Windows 10) auf die Daten zugegriffen wird.

Microsoft Dynamics 365 Business Central
Auch optisch soll die Oktober-Version von Dynamics 365 Business Central einige Neuerungen bieten (Quelle: Microsoft)

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Microsoft setzt verstärkt auf Cloud-Dienste – Neue Releases im Herbst

Microsoft CloudWährend viele Unternehmen dem Thema Cloud vor einigen Jahren noch eher skeptisch gegenüberstanden, haben die Dienste und Services mittlerweile in zahlreichen Betrieben Einzug gehalten – die Vorteile der Cloud sind schließlich nicht mehr von der Hand zu weisen. Microsoft hat die Zweckmäßigkeit des Cloud-Geschäfts bereits frühzeitig erkannt und setzt mittlerweile verstärkt auf cloudbasierte Produkte. Im Oktober erfolgt hierbei eine neue Release-Welle.

Erst kürzlich zeigte sich Microsoft-Chef Satya Nadella begeistert über das große Vertrauen, das Unternehmen mittlerweile in die Cloud setzen. Insbesondere die florierende Azure-Plattform sowie Office 365 erwiesen sich zuletzt als großer Erfolg. Insgesamt konnten die Erlöse im vierten Geschäftsquartal im Jahresvergleich um mehr als 11 Prozent angehoben werden. Auch die Tochter LinkedIn konnte in den vergangenen Monaten große Erfolge einfahren.

Bereits kurz nach seinem Amtsantritt hatte Nadella begonnen, das Unternehmen in eine völlig neue Richtung zu lenken – weg von seinem veralteten Fokus auf den Personal Computer. Die rechtzeitigen Investitionen in neue Technologien, insbesondere das Cloud-Geschäft, machen sich für Microsoft nun bezahlt. In diesen Bereich möchte man auch in Zukunft großflächig investieren. Durch den kürzlich getätigten Zukauf der Entwicklerplattform GitHub will Microsoft zudem den nötigen Unterbau für eine intelligente Cloud sicherstellen. Seine gesteigerten Verkäufe und Erfolge im vergangenen Quartal will Microsoft schließlich zum Anlass nehmen, sein Cloud-Portfolio noch weiter auszubauen.

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ERP Insight & Analytics mit Microsoft OMS: IT-Compliance für Microsoft Dynamics NAV

ERP Insight & AnalyticsAn die Informationssicherheit von ERP-Systemen (Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit) werden in vielen Unternehmen, insbesondere im technischen Großhandel und in der Industrie, sehr hohe Anforderungen gestellt, die mit dem Fortschreiten der Digitalisierung auch immer weiter zunehmen. Die eingesetzten Lösungen sollten daher stets eingehend überwacht werden. Microsoft bietet hierzu entsprechende Tools.

Weil die komplexen Systeme, die meist aus zahlreichen Server- und Softwarediensten bestehen, zu jeder Zeit robust und performant laufen müssen, ist ein durchgängiges Monitoring der Systeme notwendig. Dies erfordert nicht nur stets aktuelle Versionsstände (Updates), sondern auch entsprechend häufige Systemänderungen (Changes). Auch die in ERP-Systemen verarbeiteten Daten sind grundsätzlich sehr vertraulich, weil es sich um personenbezogene oder aber schutzwürdige geschäftliche Daten handelt. Nicht erst durch das Inkrafttreten der neuen Datenschutzgrundverordnung am 25. Mai 2018 erfordert dies die regelmäßige Prüfung von Zugriffen und Rechten (LOGs).

Die notwendige Sicherstellung von Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit von ERP-Systemen ist für die IT-Abteilungen mittelständischer Unternehmen jedoch eine besondere Herausforderung, die ohne technische und externe organisatorische Unterstützung nicht zu bewältigen.

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Hilfreiche Funktionen in Microsoft Dynamics NAV zur Umsetzung der neuen DSGVO-Regelungen

DSGVO mit Microsoft Dynamics NAV Mit Beendigung der Übergangsfristen am 25. Mai 2018 sind die strengen Regelungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuhalten. In diesem Artikel möchten wir näher auf die Relevanz dieser Regelungen in Bezug auf das ERP-System Dynamics NAV eingehen.

Microsoft selbst hat technische Unterstützung für die NAV-Versionen ab 2015 angekündigt, die über kumulative Updates bereitgestellt werden. Viele Kunden setzen aber zum Teil noch ältere Versionen ein, in denen jedoch ebenfalls entsprechende Vorkehrungen zu treffen sind.

Identifizieren und Klassifizieren von personenbezogenen Daten

Die Möglichkeit, eindeutig zu ermitteln, wo Sie personenbezogene Daten speichern und Felder für personenbezogene Daten klassifizieren, kann als Grundlage für die aufkommenden Aufgaben und Anforderungen im Rahmen der DSGVO dienen.

Mithilfe der Dynamics NAV-Funktionen können Kunden und Partner bereits jetzt Felder und Tabellenmetadaten nach Excel exportieren und die Datenklassifizierung in Excel starten, sodass sie diese später wiederverwenden können.

Es ist seitens Microsoft angekündigt, dass man die Klassifizierung der Daten (Felder/Feldinhalte) direkt in NAV festlegen können soll. Die Klassifizierung eines Feldes wäre demnach eine Eigenschaft des Datenmodells. Bis diese Funktion bereitsteht und für neuere Versionen dann auch verwendet werden kann, empfiehlt Microsoft die Aufarbeitung in Excel. Festgelegt werden für die Felder folgende Kategorien:

  • Sensibel
  • Personenbezogen
  • Vertraulich
  • Normal

Die meisten personenbezogenen Daten befinden sich wahrscheinlich, jedoch nicht ausschließlich in einer der folgenden Tabellen in Dynamics NAV:

  • Debitor
  • Kreditor
  • Kontakt (wenn vom Typ Person)
  • Mitarbeiter
  • Verkäufer / Einkäufer
  • Ressource (wenn vom Typ Person)
  • Benutzer

Insbesondere zu beachten sind aber auch Tabellen von eingesetzten Zusatzmodulen, wie z.B. Lohnabrechnungssysteme oder Systeme für die Abwicklung von Zahlungsverkehr, vor allem auch dann, wenn dort von Ihrem Unternehmen Bankverbindungsdaten von Privatpersonen gespeichert werden.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass die oben angeführten Stammdaten auch in die Tabellen für archivierte und gebuchte Belege übertragen werden. Dort stehen sie dann in unmittelbarem Zusammenhang mit der Protokollierung eines Vorgangs.

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Die neue DSGVO und ihre Auswirkungen – auch auf Ihr ERP-System

Die neue DSGVOAm 25. Mai 2018 tritt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Die DSGVO ist ein europäisches Datenschutz- und Sicherheitsgesetz, das einen neuen globalen Standard für Datenschutzrechte, Sicherheit und Compliance festlegt.

Die DSGVO deckt grundsätzlich den Schutz und die Einhaltung der Persönlichkeitsrechte von Einzelpersonen ab. Die neuen Regelungen legen dabei strikte Datenschutzbestimmungen fest, wie Organisationen personenbezogene Daten bestmöglich verwalten und schützen können – unabhängig davon, wo genau diese verarbeitet, versendet oder gespeichert werden.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Microsoft Dynamics NAV einsetzen, sind auch Sie unter gewissen Voraussetzungen von der Neuregelung betroffen. Wir möchten Ihnen in diesem Beitrag wesentliche Punkte vorstellen, die Sie in diesem Fall vor dem Hintergrund Ihrer individuellen betrieblichen Situation prüfen sollten.

Die Auswirkungen der DSGVO

Die DSGVO umfasst komplexe Regelungen, die unter Umständen erhebliche Änderungen bei der Erfassung, Nutzung und Verwaltung personenbezogener Daten in Unternehmen erfordern kann. Unter anderem haben die Neuregelungen folgende Auswirkungen:

  • Stärkung der Persönlichkeitsrechte – Verschärfung des Datenschutzes für Einzelpersonen innerhalb der EU durch Sicherung des Rechts auf: Zugang zu den eigenen personenbezogenen Daten, Korrektur von Ungenauigkeiten darin, Löschung personenbezogener Daten auf Anfrage, Einspruch gegen ihre Verarbeitung und Verschiebung.
  • Pflicht zum Schutz personenbezogener Daten – Stärkung der Rechenschaftspflicht von Unternehmen und öffentlichen Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten.
  • Obligatorische Meldung von Verletzungen personenbezogener Daten – Unternehmen müssen Verletzungen ihrer personenbezogenen Daten unverzüglich (innerhalb von 72 Stunden) ihren Aufsichtsbehörden melden.
  • Signifikante Strafen für Nichteinhaltung – Möglichkeit zur Verhängung strenger Sanktionen und Strafen bei Verstößen gegen die DSGVO, unabhängig davon, ob eine Organisation absichtlich oder unabsichtlich gehandelt hat.

Neben den rein IT-technischen Themenstellungen gibt es also eine Reihe organisatorischer Maßnahmen zu beachten, die Sie in Ihrem Unternehmen gegebenenfalls ergreifen und anpassen müssen, sofern Sie mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen.

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