Elektronische Rechnungen in Microsoft Dynamics NAV 2016

Microsoft Dynamics NAV 2016Vor dem Hintergrund, dass es in einigen europäischen Ländern bald verpflichtend sein wird, Rechnungsbelege an öffentliche Stellen (B2G = Business to Government) weiterzuleiten, hat Microsoft in der neuesten Version seines ERP-Systems Dynamics NAV 2016 die applikativen Grundlagen dafür geschaffen, Rechnungsbelege digital zu versenden und zu empfangen.

Damit verbunden ist die Implementierung von grundlegenden Datenstrukturen für den standardisierten Datenaustausch und bestimmter Prozesse, welche die Besonderheiten digital ein- und ausgehender Belege berücksichtigen. Wichtig ist an dieser Stelle der Hinweis, dass seitens Microsoft zunächst nur die Belegart Rechnung / Gutschrift implementiert worden ist, die nun wie nachfolgend beschrieben versendet und empfangen werden kann.

Viele Unternehmen haben ihre Prozesse in diesem Bereich ja schon mit Hilfe von EDI-Verfahren automatisiert und realisieren in der Regel auch die komplette Prozesskette vom Auftragseingang über die Lieferung bis zur Rechnung mit entsprechenden digitalen Dokumenten. Insofern kann man die Einführung der elektronischen Rechnungen lediglich als einen weiteren Schritt zur vollständigen Implementierung digitaler Geschäftsprozesse sehen. Dennoch ist dies ein wichtiger Schritt, da mit der Implementierung der Rechnung setup-seitig und in den Stammdaten weitreichende Grundlagen geschaffen wurden.

Generische Plattform
Microsoft Dynamics NAV 2016 wurde so erweitert, dass es digitale Dokumente in einer XML-Struktur empfangen, verwalten, weiterverarbeiten und senden kann. Die entsprechenden Prozesse können parametergesteuert in NAV umgesetzt werden.

Elektronische Rechnungen in NAV 2016

Darüber hinaus wurden in NAV die entsprechenden Grundlagen in der Datenverwaltung geschaffen, um den Austausch und die Zuordnung von Kommunikationsparametern zu unterstützen (Verwaltung von Umsetzungstabellen für Einheiten, Zuordnung der GLN-Codes in den Stammdaten, etc.). Der Status von Sende-/Empfangstransaktionen kann durch die Sachbearbeiter stets auf einen Blick erkannt werden, zudem ist ein Drill-Down in das Aktivitäts-Log eines Vorgangs möglich. Die für die Artikelidentifikation notwendige GTIN wurde ebenfalls in die Stammdaten aufgenommen.

Rechnungsversand
In der Version 2016 sind folgende Formate für den Rechnungsdatenversand standardmäßig vorgesehen:

  • PEPPOL AP Connectivity in den Formaten 2.0 und 2.1
  • Tradeshift
  • Generierung einer Datei bzw. einer E-Mail mit Anhang

Bei PEPPOL handelt es sich um ein von der Europäischen Union erarbeitetes Konzept und eine bereitgestellte Plattform für den gesamten Themenkomplex „E-Procurement“ (B2G).

Tradeshift ist der Anbieter eines „Value Added Networks“, welches den Belegaustausch im B2B-Bereich unterstützt. In der Basisnutzung ist die Verwendung kostenfrei.

Rechnungsdaten, die den oben aufgeführten Konventionen entsprechen, können direkt in Dynamics NAV importiert werden.

Konvertersoftware
Wenn Ihr Unternehmen einen breiteren Ansatz im digitalen Austausch von externen (EDI = „Electronic Data Intercharge“) und internen (EAI = „Enterprise Application Integration“) Nachrichten verfolgt, ist nach wie vor der Einsatz einer speziellen Software für die Konvertierung, das Mapping und den Versand von Dokumenten wirtschaftlich sinnvoll (z.B. Microsoft BizTalk Server oder Lobster). Hierzu sind in der Regel alle gängigen Formate (EDIFACT, IDoc, VDA etc.) und spezielle Übertragungswege (SMTP, AS2, FTP, X.400, OFTP etc.) standardmäßig implementiert.

Für standardmäßige EDI-Nachrichtentypen (ORDERS, DESADV, INVOIC) wurde von prisma informatik im Rahmen der Branchenlösungen eine Austauschstruktur auf Basis von OPENTRANS bereitgestellt, sodass der Austausch zwischen NAV und der Konvertersoftware immer einheitlich erfolgen kann.

Bei Fragen rund um das Thema „Elektronische Rechnungen in Microsoft Dynamics NAV 2016″ kontaktieren Sie uns!



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