Mit der zuletzt veröffentlichten Business Central Version wurde die Verwaltung von Berechtigungen durch Sicherheitsgruppen optimiert.
Je mehr ein Unternehmen wächst und sich in seinen Strukturen verändert, desto komplexer wird es, einen Überblick über alle Benutzerberechtigungen zu behalten und diese richtig zu verwalten. Doch der Prozess lässt sich nun durch neue sogenannte Sicherheitsgruppen vereinfachen. Durch diese können Anwender*innen nach Abteilung, Aufgabenfeld oder anderen Kriterien gruppiert werden. Anschließend werden der ganzen Gruppe gesammelt die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen.
Die Nutzung von Sicherheitsgruppen reduziert den Zeitaufwand bei der Berechtigungsverwaltung und senkt zudem das Risiko von Fehlern. Die Zugriffskontrolle wird somit enorm erleichtert und gewährleistet zudem, dass Nutzer*innen auch wirklich nur Zugriff auf die Bereiche haben, die für sie erforderlich sind. Neue Mitarbeiter*innen können dabei schnell und einfach zu den entsprechenden Sicherheitsgruppen hinzugefügt werden.
Die Verwendung von Sicherheitsgruppen in Business Central setzt allerdings die Erstellung von Azure Active Directory Sicherheitsgruppen voraus. Diesen müssen entweder im Microsoft 365 Admin Center oder im Azure Active Directory Portal entsprechende Mitglieder hinzugefügt werden. Anschließend können die Azure Active Directory Sicherheitsgruppen auf der Seite „Sicherheitsgruppen“ mit denen in Business Central durch die Auswahl der Aktion „Neu“ verknüpft werden.
Im Feld AAD-Sicherheitsgruppenname kann nun nach der gewünschten Azure Active Directory Sicherheitsgruppe gesucht werden, die verwendet werden soll. Eine Infobox zeigt dabei die zugehörigen Mitglieder und Berechtigungen der Gruppe an. Über den Button „Berechtigungen“ auf der Sicherheitsgruppenseite können den Sicherheitsgruppen schließlich die erforderlichen Berechtigungen zugewiesen und diese verwaltet werden.
Die neuen Sicherheitsgruppen ersetzen die bisherigen Benutzergruppen in Business Central, die ab Business Central 2024 Release Wave 2 (Version 25.0) nicht mehr verwendet werden können. Es gibt eine Migrationsroutine, welche die Rechte der Benutzergruppen auf die Benutzer überträgt. Die Sicherheitsgruppen müssen bei der Migration leider manuell übertragen werden.