Im Unternehmensalltag kommen die Mitarbeiter eines Betriebes in der Regel mit Kunden und Lieferanten aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen in Kontakt. Um diese Kommunikation möglichst komfortabel und einfach zu gestalten, wurde vor einiger Zeit das Dokumentlayout von regelmäßig verwendeten Kunden- und Lieferantendokumenten in Business Central optimiert.
Im Tagesgeschäft eines Unternehmens werden oft verschiedene, im ERP-System erstellte Dokumente an bestimmte Debitoren- und Kreditorenkontakte (z.B. Buchhalter, Einkäufer oder Lagerarbeiter) gesendet. Seit einiger Zeit besteht in Business Central nicht mehr nur die Möglichkeit, verschiedene Arten von Belegen mit bestimmten Layouts zu verknüpfen, sondern auch Kontakte einzurichten, denen dann die jeweiligen Belege zugeordnet und gesendet werden. Auf diese Weise werden beispielsweise Kontoauszüge mit einem ausgewählten Layout direkt an die entsprechenden Buchhalterkontakte, Verkaufsaufträge an Käufer und Einkaufsbestellungen an Verkäufer oder Kundenbetreuer verschickt.
Bevor Beleglayouts mit bestimmten Prozessen und Kontakten verbunden werden können, müssen alle verfügbaren Belege (Berichte) mit der Funktion „Aus Berichtsauswahl kopieren“ von der Seite „Berichtsauswahl“ geladen werden. So kann anschließend die Seite „Dokumentlayouts“ für Lieferanten und Kunden basierend auf den Einstellungen der Seite „Berichtsauswahl“ausgefüllt werden. Dabei können auch die erforderlichen Unternehmenskontakte ausgewählt und zugeordnet werden, die für die bestimmten „Dokumentlayouts“ verwendet und an welche die jeweiligen Belege folglich gesendet werden sollen.
Mit der April 2020 Version wurde die Seite „Dokumentlayouts“ für Debitoren um zusätzliche Verwendungsmöglichkeiten für Mahnungen und gebuchte Sendungen erweitert, für Kreditoren um zusätzliche Optionen für Einkaufsbelege und gebuchte Rücklieferungen.