Mit der neuen Version DocuWare 7.4 erhält das Dokumentenmanagementsystem erweiterte Funktionalitäten und Optimierungen, die insbesondere die standortunabhängige Kollaboration in Unternehmen unterstützen sollen.
Die Anzahl an Betrieben, deren Beschäftigte via Remote von unterschiedlichen Standorten aus arbeiten, ist vor allem durch die Corona-Pandemie in den vergangenen Monaten stark angestiegen. Um den Unternehmen dabei ein Höchstmaß an Produktivität und weiterhin reibungslose Geschäftsabläufe zu ermöglichen, wurde DocuWare im Rahmen der neuen Version 7.4 um entsprechende Funktionen erweitert.
So gewährleistet die neue Version eine verbesserte Zusammenarbeit sowie eine schnellere Dokumenten- und Datensuche – auch im Homeoffice. Anwender können sicher und rechtskonform gemeinsam an Workflows arbeiten. Die cloudbasierten vorkonfigurierten Lösungen von DocuWare können nun zudem einfacher eingeführt und erweitert werden. Zu den Highlights von DocuWare 7.4 gehören:
Gemeinsam Microsoft Office-Dokumente bearbeiten – in Echtzeit
Die neue Version ermöglicht es ab sofort, gleichzeitig mit mehreren Nutzern an Microsoft Office-Dokumenten zu arbeiten, welche zuvor in die DocuWare Cloud abgelegt wurden.
Hierbei können alle Dateien (Word-, Excel- oder Power Point) direkt online in Microsoft Office für das Web bearbeitet werden. Die Dokumente müssen dazu nicht mehr heruntergeladen und nach der Bearbeitung wieder hochgeladen werden. Für die Funktion ist ein entsprechendes Microsoft 365-Abonnement mit Office Online Business-Lizenz erforderlich.
Neue Highlight-Suche macht Dokumente schneller auffindbar
Die aufwendige Suche nach Dokumenten, welche unsortiert abgelegt wurden, kann ein großer Zeitfresser sein. Mit der Highlight-Suche von Smart Connect lässt sich jedes Dokument in DocuWare jedoch schnell und einfach auffinden – durch Textmarkierung und Eingabe der entsprechenden Tastenkombination. Die Funktion muss nur einmal konfiguriert werden und kann dann aus jeder Anwendung (ERP-, CRM- sowie Buchhaltungssystem als auch aus Microsoft Office) heraus angewendet werden.
Ein Workflow – unterschiedliche Abteilungen
Mit der neuen DocuWare Version können Workflows nun von einem System in ein anderes kopiert werden – sowohl innerhalb der eigenen Organisation, als auch auf ein anderes System. Auf diese Weise kann beispielsweise ein Workflow, welcher für eine spezifische Abteilung erstellt wurde, sich jedoch durch kleinere Anpassungen auch für einen anderen Bereich eignet, auf das entsprechende Archiv übertragen und nach Bedarf modifiziert werden. Beim Aufruf des jeweiligen Workflows prüft DocuWare Version 7.4 alle Abhängigkeiten und meldet potenzielle Fehler. Erst nach deren Behebung lässt sich der Workflow schließlich nutzen. So können Arbeitsaufwand und Fehler reduziert werden.
Optimierte Authentifizierung für mehr Sicherheit
Um archivierte Dokumente noch besser vor unberechtigtem Zugriff zu schützen und alle Sicherheits-Standards zu erfüllen, steht nun der Identity Service für Single Sign-On für alle DocuWare Bereitstellungsformen zur Verfügung. Darüber hinaus gibt es für DocuWare Cloud einen neuen Identitätsanbieter und die Möglichkeit, Single Sign-On für eine sichere Anmeldung ab sofort zu erzwingen. Zudem ist Single Sign-On jetzt auch bei DocuWare Mobile möglich.
Kombinierte Nutzung von vorkonfigurierten Lösungen
DocuWare 7.4 erlaubt erstmals die kombinierte Nutzung von mehreren vorkonfigurierten Lösungen. So können beispielsweise die Lösungen „Rechnungsverarbeitung“ und „Smarte Dokumentorganisation“ gemeinsam genutzt und die neue Lösung in bestehende Cloud-Systeme importiert werden. Bereits vorhandene Konfigurationen der gleichen Version arbeiten dabei reibungslos zusammen.
Weil die Verknüpfung von Geschäftsdokumenten mit ERP-Daten einen besonders hohen Mehrwert bietet, integriert unsere zertifizierte Schnittstelle DocuWare schnell und einfach in das ERP-System Dynamics 365 Business Central. Die Integration ist dabei problemlos auch mit der neuen DocuWare Version 7.4 möglich.
