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Business Central: Erweiterte Möglichkeiten bei der Dateifreigabe mit OneDrive

Mit der vergangenen Herbstversion von Business Central wurden die Möglichkeiten zur Vernetzung mit anderen Microsoft 365 Anwendungen um eine neue OneDrive Integration ergänzt. Diese wurde mit dem aktuellen Release nun wieder erweitert.

Microsoft bietet bereits seit Längerem diverse Integrationen und Add-ins für eine optimierte Kollaboration von Business Central mit anderen Anwendungen, ohne dass dafür die Applikation verlassen werden muss. Dieser Umstand bringt einige Vorteile mit sich – unter anderem auch bei der Freigabe von Dateien, welche nun nicht mehr extra auf das genutzte Gerät heruntergeladen werden müssen. Dies macht es schließlich besonders einfach, Dateien aus dem Berichtseingang sowie Dokumentanhänge über OneDrive freizugeben.

Neue Optionen für Anwender*innen

Ab sofort kann die Aktion „Teilen“ innerhalb von Business Central verwendet werden, um einen Bericht aus dem Berichtseingang oder einen Anhang zu einem Datensatz mit anderen zu teilen. Die Aktion kopiert bei Klick auf den entsprechenden Button die Datei erst von Business Central nach OneDrive und zeigt anschließend das Dateifreigabefenster mit den verschiedenen verfügbaren Handlungsoptionen in Business Central an. Bisher bestehen hierbei folgende Möglichkeiten:

• Direktes Senden eines Links zum Dokument an eine oder mehrere interne oder externe Personen

• Kopieren eines Links zum Dokument, um es mit einer bevorzugten Anwendung zu versenden

• Möglichkeit festzulegen, ob Empfänger*innen das Dokument nur anzeigen oder auch bearbeiten können

• Verhindern des Datei-Downloads

• Angabe der Personen, die den Link verwenden können (z.B. nur Personen der eigenen Organisation mit dem entsprechenden Link)

Business Central OneDrive Integration
Dateifreigabefenster zum Senden und Kopieren von Dokumentlinks in Business Central (Quelle: Microsoft)

Business Central gewährt somit den Zugriff auf die jeweilige Datei in OneDrive für die ausgewählten Empfänger*innen. Die Berechtigungen für den entsprechenden Datensatz sowie die Datei in Business Central bleiben dabei unverändert.

Neuerungen für Administrator*innen

Da OneDrive mit SharePoint verknüpft ist, können Administrator*innen die erforderlichen Freigabeeinstellungen für die OneDrive Integration mit Business Central auf Organisationsebene im SharePoint Admin Center vornehmen. Diese regeln schließlich die externe Freigabe und die Art der Links, die über das neue Dateifreigabefenster geteilt werden können. Wurden diese für die Verwendung von OneDrive, SharePoint und anderen Office-Anwendungen durch die Organisation festgelegt, gelten sie somit automatisch auch für Business Central.

Die Dateifreigabe ist sowohl für Business Central Online als auch On-Premise verfügbar. Mit Business Central Online wird die Dateifreigabe automatisch aktiviert. Bei lokaler Nutzung muss zuerst die Verbindung zu OneDrive konfiguriert werden.

Business Central OneDrive Integration
Freigabeeinstellungen für die OneDrive Integration im SharePoint Admin Center (Quelle: Microsoft)


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